Office Manager / Office Managerin (w/m/d)

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Dr. Dirk Kemper

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Institut für Straßenwesen

Unser Profil

Das Institut für Straßenwesen Aachen unter der Leitung von Prof. Dr.-Ing. habil. Markus Oeser ist als Forschungseinrichtung seit Jahrzehnten für seine Arbeiten sowohl in der Grundlagenforschung als auch in der anwendungsorientierten Forschung ausgewiesen und anerkannt. Das junge und motivierte Team setzt sich interdisziplinär aus wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Mitarbeitern/innen zusammen. Auch unser Lehrangebot richtet sich an Studierende unterschiedlicher Ingenieurwissenschaften.

Ihr Profil

Für diese Stelle sind wir auf der Suche nach einer Person mit ausgeprägten organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten. Voraussetzung ist eine kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung möglichst mit Erfahrungen in der Sekretariatsführung. Sehr gute Deutschkenntnisse und praxiserprobte englische Sprachkenntnisse sowie der sichere Umgang mit Textverarbeitungs-, Termin- und Zeiterfassungssystemen werden vorausgesetzt. Wenn Sie Spaß an einer abwechslungsreichen, vielseitigen Tätigkeit an einem Lehrstuhl haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Zuverlässigkeit, gute Kommunikationsfähigkeiten, ein hohes Maß an Teamfähigkeit und ein offenes Auftreten setzen wir voraus.

Ihre Aufgaben

Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen die Steuerung von Abläufen innerhalb des Büros und im Speziellen

- die Pflege des Zeiterfassungssystems sowie der Abgleich zwischen Erfassungssystem und Projektsachstandsberichten,
- das Führen unseres Systems zur Projektfortschrittskontrolle,
- die Koordination von Meetings und Events,
- die Entgegennahme von Anrufen,
- die Reiseplanung, die Terminplanung und die Dienstreiseabrechnungen für den Chef,
- das Führen der Urlaubs- und Krankenkartei,
- die Abwicklung von Einstellungen sowie Verlängerungen,
- die Betreuung von Gästen,
- die Bestellung von Verbrauchs- und Büromaterial (incl. Büroausstattung) und
- die Raumkoordination.

Während der ersten Monate Ihrer Anstellung (bis April 2021) werden Sie schrittweise in Ihre Tätigkeiten von der derzeitigen Chefsekretärin und (im Bereich Zeit- und Projektcontrolling) von unserer Hauptbuchhalterin eingeführt. In den Jahren 2021 und 2022 wird von Ihnen die Tätigkeit der Vorstandsassistenz des Fakultäten Tages für Bauingenieurwesen, Geodäsie und Umweltingenieurwesen (FTBGU) erwartet.

Unser Angebot

Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet zunächst auf 2 Jahre. Die zunächst mit 50% der tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 19,25 Std./W.) ist ab Januar 2021 als Vollzeitstelle zu übernehmen. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit der Hälfte der regelmäßigen Wochenarbeitszeit. Ab 2021 ist Vollzeit möglich.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 8 TV-L.

Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Ebenso besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und es wird ein Jobticket angeboten.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.
Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unter http://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung

Bewerbung
Nummer:32008
Frist:15.08.2020
Postalisch:Institut für Straßenwesen ISAC
Mies-van-der-Rohe STraße 1
52074 Aachen
E-Mail:
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